جلب توجه افراد در جلسات و همایش‌های بزرگ کار چندان ساده‌ای نیست. شما باید بتوانید در آن واحد تمامی افراد حاضر در سالن را ماندن تا انتهای مراسم ترغیب کنید. سالن‌های همایش با این هدف طراحی شده‌اند تا شرکت کنندگان پیام نهایی را به طور تدریجی از جلسه دریافت کنند. نحوه چیدمان صندلی‌ها، ابعاد سالن و سیستم‌های صوتی و تصویری همگی در صدد دستیابی به یک هدف واحد هستند. فناوری‌های نوین و پیشرفت‌های عصر جدید همگی در افزایش کارایی سالن‌های همایش نقش داشته‌اند. در این مقاله قصد داریم شما را با روش‌های مختلف برای برگزاری یک همایش موفق آشنا کنیم.

تجهیزات مورد نیاز برای سالن همایش

سالن همایش در ابتدا فرقی با یک اتاق بزرگ ندارد. مجهز کردن آن با تجهیزات مختلف است که به آن هویت می‌بخشد. کنار هم قرارگیری هر یک از این ابزار‌ها در سازوکار و نحوه کاربری سالن تاثیر می‌گذارد. از مهم‌ترین تجهیزاتی که برای ساخت و طراحی سالن همایش مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

نمایشگر

صفحه نمایش عضو جدا نشدنی از سالن همایش به حساب می‌آید. اهمیت نمایشگر در راه اندازی یک سالن همایش به قدری است که در صورت نبود آن به طور کامل فعالیت آن با مشکل مواجه می‌شود. نمایشگر در سالن همایش به طور معمول در مرکزی‌ترین نقطه قرار می‌گیرد و توجه تمامی حاضرین را به خود معطوف می‌کند. یک صفحه نمایش با کیفیت می‌تواند؛ به طور مستقیم کیفیت مراسم را تحت تاثیر قرار دهد. وجود نمایشگر با ابعاد بزرگ سبب می‌شود که افراد در ردیف‌های آخر نیز به خوبی در فرایند مراسم حضور خود را احساس کنند.

در برخی از سالن‌های همایش بزرگ و چند منظوره، نمایشگر محدود به یک عدد نمی‌شود. در سطحی بالاتر از نمایشگر اصلی، در طرفین نیز دو نمایشگر دیگر نصب می‌شود. نمایشگر‌های جانبی برای پخش تصاویر با جزئیات بیشتر است. می‌توان به طور همزمان مراسم را از زوایای دوربین‌های مختلف تحت پوشش قرار داد.

سیستم صوتی

سالن‌های همایش محلی برای برگزاری مراسم‌هایی همچون کنسرت، تجلیل و معارفه و معرفی برند به حساب می‌آید. برای توزیع صدا به درستی در تمامی بخش‌های سالن، نیاز به یک سیستم صوتی با کیفیت بالا است. محل قرارگیری بلندگو‌ها باید به گونه‌ای باشد که صدا ردیف‌های نزدیک به آن را اذیت نکند. بلندگو‌ها در محلی با ارتفاع نسبتا بالاتر نصب می‌شوند.

صندلی‌ها

سالن همایش محلی است که افراد مختلف گرد هم می‌آیند تا برای مدت زمان مشخصی به حرف‌های سخنران گوش دهند. کسب و کار‌های مختلف با برگزاری مراسم‌های مختلفی می‌توانند با این روش برند خود را به مخاطبان معرفی کنند. سالن همایش همچنین می‌تواند مشتریان کلان یک کسب و کار را نیز گرد هم بیاورد و روشی برای افزایش اطمینان آن‌ها از سرمایه گذاری باشد. در تمامی این موارد توجه به مخاطبان و آسایش آن‌ها اهمیت پیدا می‌کند. افراد باید چندین ساعت در همایش حضور داشته باشند. انتخاب صندلی‌ها و راحتی آن‌ها باعث می‌شود که شرکت کنندگان به راحتی تمام زمان مراسم را حاضر باشند.

علاوه بر ساختار و راحتی صندلی‌ها، نحوه چیدمان و زاویه آن‌ها نسبت به صفحه نمایش نیز اهمیت زیادی دارد. صندلی‌ها باید همگی زاویه دید خوبی نسبت به محل نمایش داشته باشند. توجه به ارگونومی بدن باعث جلوگیری از آسیب ستون فقرات و مهره‌های می‌شود.

سیستم سرمایش و گرمایش

تهویه و پاکسازی هوا موضوع مهمی است که در سالن‌های همایش با شمار بالای شرکت کنندگان، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. تهویه سالن باید قدرت کافی را داشته باشد تا به طور مداوم تمامی ساعات مراسم را پوشش دهد. چرخش هوای مناسب و تهویه مطبوع هوا، به راحتی هرچه بیشتر شرکت کنندگان کمک می‌کند.

سیستم سرمایش و گرمایش نیز باید به صورت مرکزی باشد. کنترل دما در سالن همایش باید به صورتی باشد که در اثر باز و بسته شدن در‌های ورودی، تغییر دمای ناگهانی در محل رخ ندهد.

سیستم فیلم برداری خودکار

فیلم برداری و عکاسی عضوی جدا نشدنی از زندگی‌های روزمره تمامی افراد شده است. در جلسات کاری و اداری این موضوع به دلیل مستند سازی، اهمیت خود را بیشتر نشان می‌دهد. در خلال مراسم همواره چند عکاس و فیلم بردار در گوشه و کنار سالن دیده می‌شوند. مجهز بودن سالن همایش به محل مخصوص برای فیلم برداری، کیفیت تصایر ثبت شده را افزایش می‌دهد. این موضوع همچنین باعث کاهش رفت و آمد عکاسان از جلوی سن می‌شود.

در مراسمات رسمی، عبور مکرر عکاس از جلوی مهمانان، جلوه خوبی ندارد. برخی سالن‌های همایش مجهز به دوربین‌های فیلم برداری از سقف هستند. طراحی سالن همایش با در نظر گرفتن تمامی جزئیات، باعث می‌شود که کیفیت مراسم‌ها بالاتر رود.

نمایشگر؛ دستگاهی به ظاهر ساده اما با قابلیت‌های منحصر به فرد

در نگاه اول اکثر افراد این تصور را دارند که نمایشگر موجود در سالن همایش یک تلویزیون با ابعاد بزرگ است. در صورتی که این نمایشگرها با ورود به عرصه تجهیزات مورد نیاز برای ساخت سالن همایش، تحولی عظیم در سازو کار آن به وجود آورند. پیش از این بنر‌های چاپی به عنوا پس زمینه مورد استفاده قرار می‌گرفتند. هزینه بالا و زمانبر بودن تهیه این بنر‌ها در هر مراسم گاهی اوقات باعث می‌شد که مسئول همایش از عوض کردن آن صرف نظر کند.

این موضوع به طور کامل در برگزاری مراسم اختلال ایجاد می‌کرد و حتی برخی از شرکت کنندگان را در مورد عنوان مراسم به اشتباه می‌انداخت. در صورت آماده شدن به موقع بنر، تعویض و نصب دوباره آن نیز به شدت زمانبر بود. تنها یک نفر نمی‌توانست که به سرعت این کار را انجام دهد.

ورود نمایشگر‌های دیجیتالی به عرصه نمایش در سالن‌ها

تمامی این موارد پیش زمینه‌ای برای ورود نمایشگر‌های عظیم الثه به سالن‌های همایش بودند. نمایشگر‌ها با ویژگی‌های منحصر به فرد خود تنوانستند تمامی نقاط ضعف بنر‌های چاپی را پوشش بدهند. مزیت‌های ویژه آن‌ها نیز باعث شد که جامعه بیش از پیش برای استفاده از این نمایشگر‌ها مشتاق شود. از مزایای نصب ویدئو وال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

·    هزینه کم

·    نگهداری و محافظت آسان

·    مقاومت بالا در شرایط مختلف

·    کارایی بالا

·    طول عمر طولانی مدت

·    تعویض و به روز رسانی در کوتاه‌ترین زمان

تولیدکنندگان نمایشگرهای دیجیتال به طور مکرر محصولات جدیدی روانه بازار می کنند. یکی از تکنولوژی‌های جدیدی که سالن های همایش را با تحولی عظیم مواجه کرد؛ تلویزیون های سه بعدی بود. این نمایشگرها امکان احداث سینماهای سه و چند بعدی را امکان پذیر کردند.

سخن پایانی

برای احداث یک سالن همایش تنها خرید و اجاره محل آن کافی نیست. کنار هم قرار گرفتن تجهیزات مختلف باعث شکل گیری یک سالن همایش می‌شوند. ابزار و تجهیزات مختلفی برای این کار مورد نیاز است. نمایشگر یکی از مهم‌ترین این اجزا است که باعث افزایش تاثیر گذاری همایش و جلسات مختلف می‌شود. ویدئو وال با کیفیت بالای تصویری که دارد؛ به سرعت جایگزین شیوه‌های سنتی تزئین صفحه نمایش شد. خرید نمایشگر led سرمایه گذاری بلند مدت برای دستیابی به مخاطبان بیشتر و افزایش سود است.